5 Necesidades Básicas de la Fuerza de Trabajo Virtual

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De acuerdo con dato de Global Workplace Analytics, el número de empleados remotos en los Estados Unidos ha aumentado un 79,7 por ciento desde 2005. En los Estados Unidos, alrededor de 3,3 millones de personas trabajan desde casa.

Pero estos no son solo autónomos. Más organizaciones están adoptando una cultura de trabajo totalmente remota. Basecamp, Mozilla y Automattic son tres empresas conocidas que caen dentro de la categoría 100% distribuida. Automattic, propietario de WordPress, ha sido capaz de ampliar las operaciones a casi 300 personas y más de 131M visitantes mensuales del sitio web — el 3er más alto en Internet — con un equipo puramente distribuido.

Entre otros beneficios, el trabajo remoto ahorra un tiempo considerable para toda la organización y permite a los empleados mucha más flexibilidad. Sin embargo, para pasar a un modelo remoto con éxito, las prácticas de gestión tienen que adaptarse al trabajo remoto, aunque sólo unos pocos trabajadores estén remotos. Las nuevas tecnologías —y el uso adecuado de las tecnologías antiguas— son una parte crucial de esta adaptación.

En nuestra experiencia en VenturePact, los teletrabajadores tienden a ser autoprincipiantes y estudiantes rápidos. No tienes que microadministrarlos, solo proporcionar una dirección clara y de alto nivel. Pero hay algunos puntos de dolor comunes. En un 2014 Encuesta Robert Half Technology de los CIOs con sede en Estados Unidos, el 30% dijo que la comunicación era su mayor desafío de gestión remota, seguida de la productividad (22%) y la tecnología (22%). Centrarse en unos pocos principios puede ayudar a abordar estos desafíos:

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Comodidad: Esto debería quedar claro, pero es importante dar a sus empleados virtuales monitores grandes, grandes ordenadores e Internet rápido. Esto les animará a trabajar duro y a seguir contigo a largo plazo. Las malas herramientas perjudican la productividad. Scott Hanselman, que ha estado trabajando con Microsoft remotamente durante los últimos 7 años, explica los desafíos de ser un trabajador remoto: «Cada semana llegarás a un sitio que no funciona a menos que estés dentro. Se le pedirá contraseñas constantemente, se le dirá que ciertos scripts o instaladores no funcionan como un trabajador remoto. Tengo que conducir a la oficina al menos trimestralmente sólo con el propósito de tratar temas como este». Cuando obliga a sus empleados a utilizar tecnología lenta o incómoda, los costos no aparecen en su balance de inmediato. Pero están allí de todos modos.

Transparencia: Para ayudar a que el conocimiento privado de los miembros de su equipo sea público para el grupo, invierta en herramientas de gestión del conocimiento accesibles y de búsqueda para todos en la empresa. Cualquier pregunta que tenga un nuevo empleado puede ser enviada al sistema y debe ser visible para cualquier persona en la empresa. Esto es mucho mejor que el correo electrónico, donde el empleado envía un correo electrónico a una persona y la pregunta solo se responde una vez. Si utiliza una herramienta de gestión del conocimiento, la etiqueta de la pregunta permitirá al siguiente empleado, que probablemente tendrá preguntas similares, encontrar y aprender fácilmente buscando a través de preguntas anteriores. Herramientas como Slack y Sqwiggle puede ayudar con esto.

Las herramientas de transparencia son necesarias aunque solo una parte de tu equipo esté a distancia. Como David Fullerton, vicepresidente de ingeniería de StackExchange, escribe, «No hay medias en un equipo distribuido. Si incluso una persona en el equipo es remota, cada persona tiene que empezar a comunicarse en línea. El lugar de control y toma de decisiones debe estar fuera de la oficina: no más ir a la oficina de alguien para charlar, no más reunir a la gente para tomar una decisión. Todo eso tiene que hacerse en línea incluso si la persona remota no está cerca. De lo contrario, poco a poco ahogarás a la persona remota de cualquier opinión real sobre las decisiones».

Rendición de cuentas:¿Cómo haces un seguimiento de lo que tus colegas están haciendo cuando no puedes verlos? Defina claramente los objetivos y, a continuación, haga que el equipo remoto decida el camino para alcanzar ese objetivo. En lugar de dictar cada tarea específica, proporcionarles una visión en la que trabajar. Déjales que se hagan responsables mutuamente, y pídales que se asignen metas diarias y proporcionen informes semanales. Este nivel de responsabilidad ayuda a los trabajadores remotos a aprender en el trabajo y mantenerse motivados. Para realizar un seguimiento del progreso, utilice herramientas de gestión de proyectos como Asana, Basecamp o JIRA.

Es importante destacar que no menciones que una tarea debe hacerse a un equipo de cuatro personas sin responsabilizar a una persona por asegurarse de que una tarea se complete en un plazo específico. Recuerde, para ejecutar correctamente en la administración de tareas, necesita:

  1. Una herramienta de administración de tareas
  2. Una persona responsable de completar un proyecto
  3. Una fecha límite
  4. Directrices claras sobre lo que implica el proyecto.

Comunicación: Tómese tiempo cada semana para tener una conversación franca con empleados remotos. Asegúrese de incluir preguntas personales para tener una idea de los intereses de los empleados y, si están en un país diferente, de su cultura.

Considere la posibilidad de utilizar una herramienta de mensajería instantánea para su equipo, como HipChat, IRC, Google Hangouts o Skype. De esta manera, las personas pueden llegar fácilmente a todos los demás en la empresa independientemente de su ubicación. Idealmente, tratar de que todos los empleados remotos organicen sus horas de manera que cada persona tenga una superposición de 2 horas en las horas de trabajo con al menos otro compañero de equipo. Cuando hay equipos remotos que cruzan muchas zonas horarias, esto puede volverse difícil, pero es fundamental.

Trate de tener también varias llamadas a la semana (a veces a diario) para superar los desafíos que el equipo se enfrenta. Nos gusta usar videollamadas, ya que ayuda a construir una relación y las señales visuales permiten una comunicación más clara. Sea cual sea el medio que decida comunicarse con sus empleados virtuales, asegúrese de comunicarse de manera regular, abierta y clara.

Confianza: Los trabajadores remotos a menudo pierden la sensación de cultura de la empresa, por lo que la dirección debe hacer un esfuerzo adicional para cultivar la confianza e involucrar a los miembros del equipo remoto.

Hay muchas maneras de hacer esto. Puede crear videos inspiradores que hablen de la cultura de la empresa, como este creado por Zappos. Puede involucrar a empleados remotos en eventos de la empresa, pequeños o grandes, y compartir con ellos la visión futura de la empresa. En VenturePact, comunicamos interesantes historias de startups en eventos de toda la compañía, lo que ayuda a los empleados a comprender los valores y la visión de nuestra startup, y al mismo tiempo a sentirse parte del equipo. Un error común es que los equipos remotos o distribuidos nunca se encuentran, pero recomiendo que los equipos se reúnan una vez cada trimestre y toda la empresa, una vez al año. Dado que la mayoría de la gente viajará, lo mejor es elegir un lugar increíble con buen clima para crear una experiencia única. Estas interacciones en persona ayudan a crear confianza.

Otra técnica para generar confianza son los check-ins profesionales y personales, una estrategia que Keith Ferrazzi menciona en su artículo en el trabajo remoto: «Un check-in personal/profesional al comienzo de las reuniones hace que la gente se sienta parte de un equipo. Probablemente sea la forma más fácil de superar el aislamiento que puede arrastrarse cuando las personas no trabajan juntos físicamente», dice.

Finalmente, una de las mejores prácticas que consideramos eficaces es fomentar el intercambio personal con todo el equipo a través de Yammer, una red social empresarial que crea un entorno similar a Facebook donde todos los miembros del equipo pueden compartir fotos del fin de semana, sus planes de viaje y cualquier artículo interesante que estén leyendo.

Sobre todo, la clave para un compromiso remoto exitoso es un gran proceso de contratación y gestión. Como Jason Fried lo pone en Mando a distancia: Office no requerido: «Si los dejas, los humanos tienen un poder increíble para estar a la altura de tus altas expectativas de razonabilidad y responsabilidad».

 


Randy Rayess via HBR.org

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