¿Cuál es el plan de trabajo remoto de emergencia de su empresa?
¿Cuál es el plan de trabajo remoto de emergencia de su empresa?

¿Cuál es el plan de trabajo remoto de emergencia de su empresa?

OJO Images/Getty Images

Esta semana, el coronavirus (o Covid-19) tomó un giro más serio en los Estados Unidos con advertencias de que muy bien podría afectar cómo, cuándo y dónde trabajamos:

«La interrupción de la vida cotidiana puede ser grave», Dra. Nancy Messonnier, directora del Centro Nacional de Inmunización y Enfermedades Respiratorias del CDC, advirtió en una conferencia de prensa el martes. «Las escuelas podrían cerrarse, suspenderse las reuniones públicas masivas y las empresas obligadas a hacer que los empleados trabajen a distancia».

La propagación global del virus puede ser un momento que revele si los empleadores están dispuestos a responder rápidamente a cambios inesperados en el lugar de trabajo. Los viajes de negocios podrían disminuir o llegar a una parada completa. Es posible que más empleados necesiten trabajar fuera del «horario comercial» local y utilizar videoconferencias para operar a través de zonas horarias. Y, si se pone lo suficientemente malo, se podría pedir a muchos, o solicitar, que trabajen de forma remota.

¿Están listas las organizaciones? Lo más probable es que no. Pero incluso para aquellos que están dispuestos a repensar cómo se haría el trabajo, están listos para la inevitable pregunta posterior a la crisis: «¿Por qué no hacemos esto todo el tiempo?»

¿Cómo prepara a su organización no solo para responder con flexibilidad a esta posible interrupción, sino también para utilizarla como una oportunidad para reimaginar el trabajo de manera amplia? Estos son cinco pasos para empezar:

Reconocer la posibilidad de que todo o parte de su plantilla necesite trabajar de forma remota.

Esperar y orar que no suceda, o simplemente ignorarlo, no es una estrategia. Tampoco lo es entregar a todos un portátil y decir «Ve a trabajar a otro lugar» el día en que amplían las cuarentenas a gran escala.  Planifique como si la única forma de permanecer en funcionamiento fuera que tantos empleados como sea posible trabajen de forma remota. Reúne a un equipo multifuncional ahora que incluye líderes de línea de negocio, IT, recursos humanos, comunicaciones e instalaciones para comenzar a planificar diferentes escenarios y optimizar la ejecución, en caso de que las circunstancias requieran una respuesta rápida.

Asigne los trabajos y tareas que podrían verse afectados.

Tenga en cuenta qué roles y deberes: 1) Se puede hacer, incluso parcialmente, sin una presencia física en el lugar de trabajo, 2) No se puede hacer, incluso un poco, fuera de la oficina física, y 3) No estoy seguro.

Desafíe cualquier suposición predeterminada potencialmente inexacta sobre trabajos específicos que podría haber pensado que no se podían realizar de forma remota. Y para aquellos en la columna «no estoy seguro», estén dispuestos a experimentar.  Por ejemplo, durante años, me han dicho: «Los asistentes administrativos no pueden trabajar con flexibilidad». Y, durante años, he trabajado con equipos de asistentes administrativos para demostrar que eso no es cierto. Sí, ciertas tareas que completan requieren presencia física, pero se pueden planificar para ellas. La mayoría de sus tareas pueden realizarse efectivamente fuera del modelo tradicional de trabajo y beneficiar a la empresa.

Audite el hardware y el software de IT disponibles y cierre cualquier laguna en el acceso y la adopción.

Evalúe el nivel de comodidad con aplicaciones específicas, como videoconferencias y otras plataformas de colaboración/comunicación. Cuando encuentre lagunas, proporcione capacitación y oportunidades para practicar antes de que las personas necesiten usarlas. El dominio en tiempo real no es óptimo y es ineficiente. Identifique los dispositivos propiedad de la organización que las personas puedan usar y aclare las opciones aceptables de «traer su propio» teléfono y portátil. Determine si hay problemas de seguridad de datos que considerar y la mejor manera de abordarlos de antemano.

Configure un protocolo de comunicaciones por adelantado.

Este plan de comunicaciones debe describir: cómo llegar a todos (por ejemplo, toda la información de contacto en un solo lugar, los canales de comunicación principales aclarados: correo electrónico, mensaje instantáneo, Slack,.); cómo se espera que los empleados respondan a los clientes; y cómo y cuándo los equipos se coordinarán y se reunirán.  

Identificar formas de medir el desempeño que puedan servir de base para un cambio más amplio.

Una vez finalizado el período de respuesta flexible, estos datos le permitirán reflexionar sobre lo que funcionó, lo que no funcionó y por qué. Los datos también lo prepararán de antemano para responder a la inevitable pregunta una vez que haya pasado la crisis: «¿Por qué no hacemos esto todo el tiempo?» Dependiendo de los resultados, usted puede decidir continuar ciertos aspectos de la respuesta flexible de forma permanente. Por ejemplo, tal vez reduzca los viajes de negocios en un 25% y sustituya las videoconferencias. Usted determina después que alrededor del 80% de esas reuniones fueron igual de efectivas virtualmente. Por lo tanto, continuará una disminución del 20% en los viajes de negocios, pero esta vez como parte de la estrategia de sostenibilidad de la organización para reducir las emisiones de carbono.

Las emergencias sanitarias globales, como Covid-19, son aterradoras, disruptivo y confusas para todos. ¿Y si planeas y no pasa nada? Entonces, como mínimo, tienes preparada una respuesta ante desastres de trabajo organizada y flexible la próxima vez que haya un desafío a la continuidad operativa, lo que es probable que haya.

 


Cali Williams Yost via HBR.org

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