Alrededor de las 11 p.m. una noche, te das cuenta de que hay un paso clave que tu equipo necesita para llevar a cabo un proyecto actual. Por lo tanto, envía un correo electrónico a los miembros del equipo mientras lo estás pensando.
No hay tiempo como el presente, ¿verdad?
Mal. Como formador de productividad especializado en gestión de atención, he visto en la última década cómo los correos electrónicos fuera del horario aceleran las culturas corporativas, y eso, a su vez, reduce la creatividad, la innovación y la verdadera productividad.
Si este es un comportamiento común para usted, está perdiendo la oportunidad de obtener cierta distancia del trabajo, distancia que es crítica para la nueva perspectiva que necesita como líder. Y, cuando el jefe está trabajando, el equipo siente que debería estar trabajando.
Piense en el mensaje que como para enviar. ¿Tiene la intención de que su personal le responda inmediatamente? ¿O simplemente estás enviando el correo electrónico porque estás pensando en ello en este momento, y quieres hacerlo antes de que lo olvides? Si es el primero, está encadenando intencionalmente a sus empleados a la oficina 24/7. Si es el último, eres involuntariamente encadenando a sus empleados a la oficina 24/7. Y esto no es bueno para usted, sus empleados, o la cultura de su empresa. Estar conectado en horas fuera de horario durante horas de trabajo es el signo de un alto rendimiento. Nunca desconectarse es un signo de un adicto al trabajo. Y hay una diferencia.
Independientemente de su intención, he descubierto a través de mi experiencia con cientos de empresas que hay dos razones por las que los hábitos de correo electrónico nocturno se extienden desde el jefe a su equipo:
- Ambición. Si el jefe envía un correo electrónico tarde en la noche o los fines de semana, la mayoría de los empleados piensan que se requiere una respuesta nocturna, o que te impresionarán si responden inmediatamente. Incluso si solo un par de sus empleados comparten esta creencia, podría extenderse a todo su equipo. Una mención casual en una reunión, «Cuando estábamos enviando correos electrónicos anoche…» es todo lo que se necesita. Después de todo, todos están buscando una ventaja en su carrera.
- Atención. Hay muchas personas que no tienen intención de «trabajar» cuando no están en el trabajo. Pero tienen malas habilidades de gestión de la atención. Están tan acostumbrados a la multitarea, y tan acostumbrados a distracciones constantes, que independientemente de lo que estén haciendo, encuentran sus dedos sin pensar tocando los iconos de sus teléfonos inteligentes que los conectan a sus correos electrónicos, textos y redes sociales. Tu comunicación nocturna alimenta ese mal hábito.
Estar «siempre encendido» perjudica los resultados. Cuando los empleados están monitoreando constantemente su correo electrónico después de las horas de trabajo, ya sea porque esto se debe al temor de perder algo de usted, o porque son adictos a sus dispositivos, se están perdiendo el tiempo esencial de funcionamiento que necesitan los cerebros. Los experimentos han demostrado que para ofrecer lo mejor posible en el trabajo, requieren tiempo de inactividad. Time away produce nuevas ideas y nuevas ideas. Pero tus empleados nunca pueden desconectar cuando siempre están llegando a sus dispositivos para ver si has enviado un correo electrónico. La creatividad, la inspiración y la motivación son su ventaja competitiva, pero también son recursos agotables que necesitan ser recargados. Por cierto, esto también es cierto para usted, por lo que vale la pena examinar sus propios hábitos de comunicación.
Los líderes de la empresa pueden ayudar a que las suposiciones poco saludables sobre el correo electrónico y otras comunicaciones se arraiguen.
Sea claro acerca de las expectativas de correo electrónico y otras comunicaciones, y establezca políticas para apoyar una cultura saludable que reconozca y valore la tarea única, el enfoque y el tiempo de inactividad. Vynamic, una exitosa consultora de salud en Filadelfia, creó una política que llama «zmail», en la que se desaconseja el correo electrónico entre las 10 pm y las 7 am durante la semana, y todo el día los fines de semana. La política no impide el trabajo durante estos tiempos, ni prohíbe la comunicación. Si un mensaje fuera del horario de trabajo parece necesario, el personal se ve obligado a evaluar si es lo suficientemente importante como para requerir una llamada telefónica. Si los empleados eligen trabajar durante las horas libres, zmail les desalienta de poner sus hábitos en otros enviando correos electrónicos durante este tiempo; simplemente guardan los mensajes como borradores para ser enviados manualmente más tarde, o programan su cliente de correo electrónico para enviar automáticamente los mensajes durante las horas de trabajo. Esta política crea una alineación entre la creencia declarada de que el tiempo de inactividad es importante y los comportamientos del personal que contribuyen a la cultura.
Además, eche un vistazo a las actitudes de los líderes con respecto a un ambiente de trabajo siempre activo. La creencia (a menudo inconsciente) de que más trabajo equivale a más éxito es difícil de superar, pero la verdad es que esto no es beneficioso ni sostenible. Largas horas de trabajo en realidad disminución tanto la productividad como la participación. He visto que a menudo, los líderes creen teóricamente en el tiempo de inactividad, pero también quieren mantener los objetivos de la empresa avanzando, lo que Parece como requiere comunicación constante.
Un entorno frenético que incluye responder correos electrónicos a todas horas no hace que su personal sea más productivo. Sólo los hace ocupados y distraídos. Usted basa sus decisiones de contratación de personal en su conocimiento, experiencia y talentos únicos, no en cuántas tareas aparentemente pueden hacer a la vez, o en cuántos correos electrónicos pueden responder en un día.
Por lo tanto, demuestre y fomente un entorno en el que los empleados puedan realmente aplicar ese poder cerebral de una manera significativa:
- Olvídate de la frase «gestión del tiempo» para la «gestión de la atención» más relevante, y haz que la capacitación en esta habilidad crucial sea parte de tu plan de desarrollo del personal.
- Abstenerse de la comunicación fuera del horario.
- Modelar y discutir los beneficios de presencia, guardando sus dispositivos cuando hable con su personal e implementando una política de «sin dispositivo» en las reuniones para promover una sola tarea y un compromiso completo.
- Desaliente un ambiente siempre activo de distracción que inhibe el flujo creativo enfatizando la importancia del enfoque, equilibrando un plan de planta abierta con un montón de espacios tranquilos y creando opciones de trabajo remoto a tiempo parcial para roles, tareas y proyectos de alta concentración.
Estos comportamientos contribuirán a una producción de mayor calidad por parte de usted y de su personal, y a una cultura corporativa más productiva.
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Maura Thomas via HBR.org
