Desde que nuestros antepasados prehistóricos usaron herramientas de piedra para iniciar incendios y cazar presas, la tecnología nos ha hecho más eficientes y efectivos en lo que hacemos. Nos ha traído comodidad, mejora de la comunicación y, relativamente hablando, vidas largas y cómodas.
Sin embargo, cualquier cosa buena llevada al extremo se vuelve mala. Aristóteles lo sabía, proponiendo que para alcanzar la felicidad y el éxito, las personas deben cultivar virtudes a niveles intermedios entre las deficiencias y los excesos. Dormir es bueno para ti. Dormir durante 16 horas, no tanto. El Buda también fue un defensor del «camino medio». Del mismo modo, el uso de la tecnología sin controlar también puede tener un efecto devastador en nuestra productividad y bienestar.
Psicologólogo-húngaro-americano, Mihaly Csikszentmihalyi, acuñó el estado fisiológico del «flujo» en 1975, como un estado de inmersión profunda en una sola tarea donde el resto del mundo parece simplemente deslizarse. McKinsey descubrió que cuando los ejecutivos están en flujo, están hasta cinco veces más productivo.
Sin embargo, el lugar de trabajo típico de hoy se caracteriza por la visión y el sonido de las notificaciones de escritorio y teléfonos inteligentes, manteniendo a los ejecutivos en un estado de hiper-respuesta que haría a Ivan Pavlov orgulloso. De hecho, las notificaciones en la aplicación de Facebook suenan una campana no muy diferente a la que muchos perros de Pavlov habrían salivado. Las notificaciones push están socavando nuestra capacidad de entrar en flujo, de hacer nuestro mejor trabajo y de salir de la oficina sintiéndose verdaderamente cumplidos. En cambio, es más probable que salgamos de la oficina con la sensación de que hemos trabajado todo el día con poco que mostrar para ello.
Serie de tu equipo y tú
Cómo hacer más trabajo
Lo que llamamos multitarea es, en realidad, el cambio de tareas, porque no es cierto que podamos prestar atención a dos cosas simultáneamente. Después de que una notificación nos haya obligado a cambiar entre tareas, puede llevarnos alrededor de 23 minutos para volver a la tarea que nos ocupa, de acuerdo con un estudio de la Universidad de California, Irvine. Si tenemos en cuenta que el ejecutivo promedio toca su teléfono 2.617 veces al día, comprueba los correos electrónicos 74 veces al día y recibe 46 notificaciones de teléfonos inteligentes al día, es probable que la mayoría de los ejecutivos nunca pasen tiempo en flujo en absoluto.
«Pero las notificaciones me ayudan a mantenerme al tanto de las cosas, y no las golpeo cada vez que aparecen de todos modos», algunos podrían argumentar. Ya sea que siga una notificación o no, su tren de pensamiento será inevitablemente interrumpido por su notificación, procesamiento y determinación de si debe o no responder a la notificación. Según estimaciones recientes, si bien cada cambio de tarea podría desperdiciar solo 1/10 de segundo, puede sumar un Pérdida de productividad del 40% si haces muchos cambios en un día. Este número podría ser mayor si se compara con un ejecutivo que pasa varias horas al día en flujo.
¿Y qué pasa si hacer seguir esa notificación por correo electrónico? Visitas tu bandeja de entrada, respondes a ese correo electrónico, y mientras estás allí, notas y respondes a otros mensajes de correo electrónico. Usted disfruta de un golpe de dopamina impulsado por los logros y treinta minutos más tarde, recuerda que estaba trabajando en un trabajo más importante y difícil que se debe para el final del día.
Investigadores de la Universidad College de Londres encontraron que los humanos están conectados para seguir el camino de menor resistencia, y que nuestros cerebros nos engañan para creer que la fruta baja es la más ondulada. Tim Urban, curador de la increíblemente popular Espera, pero ¿por qué? caracteriza a este rasgo como nuestro «Mono de gratificación instantánea». «El mono piensa sólo en el presente y se preocupa por completo de maximizar la facilidad y el placer del momento actual. ¿Por qué alguna vez usaríamos una computadora para trabajar cuando Internet está sentado ahí esperando ser jugada?»
Este sesgo, al tiempo que nos hace la vida cómoda y nos ayuda a conservar energía, (que podría haber sido útil cuando los humanos huían de los depredadores) compromete nuestros objetivos; algo que los diseñadores de productos de plataformas tecnológicas conocen muy bien.
Una máquina tragaperras en nuestros bolsillos
Como señaló Nir Eyal en su libro, Hooked: Cómo construir productos formadores de hábitos, las empresas tecnológicas están aprovechando esencialmente nuestras vulnerabilidades psicológicas para mantenernos volviendo por más. Eyal escribe que un disparador interno (nuestra necesidad de conexión social) o un disparador externo (una notificación) inicia el ciclo adictivo. Respondemos al gatillo tomando una acción (abrir Facebook) y disfrutando de una recompensa variable y dopaminérgica («¡Mira, tengo siete notificaciones!»), por lo que invertimos aún más en la plataforma (publicar un comentario). El ciclo continúa, solo el siguiente disparador interno podría ser, «Me pregunto si alguien ha respondido a mi comentario todavía?» Enjuague y repita.
Esta es la razón por la que el antiguo etista de diseño de Google y fundador de la Centro de Tecnología Humana, Tristan Harris, ha equiparado llevar un smartphone a caminar con una máquina tragaperras en nuestros bolsillos. No podemos resistirnos pero dar una vuelta cada pocos minutos.
Esto no sólo representa un costo económico significativo para las organizaciones, sino que el impacto en el bienestar mental de las personas es posiblemente peor. Daniel Levitin, profesor de neurociencia conductual en la Universidad McGill, dice que el cambio de tareas es agotador porque consume glucosa oxigenada en el cerebro, agotando las mismas reservas de energía que se necesitan para centrarse en completar una tarea. Todo esto debilita el vínculo entre las horas trabajadas y el valor creado, nuestra motivación sufre posteriormente, y nos volvemos más ansiosos a medida que se acumula nuestra carga de trabajo, y más agotados al final del día.
Sé el maestro de tu tecnología
Como cualquier herramienta, su utilidad se reduce a cómo la usas. Somos capaces de lograr mucho más con la tecnología como nuestro esclavo, en lugar de nuestro maestro.
Según un estudio de la London Business School, en la mayoría de los casos, las personas eligen la opción predeterminada que se les asigna. Autor de Hábitos atómicos, James Clear, dice que «el entorno con el que te rodeas determina las acciones predeterminadas que realizas en el día a día, lo cual es una buena noticia, porque puedes diseñar tu entorno para el éxito».
Si prefiere no llegar a esa bolsa de Doritos a las 9 pm, no tener ningún Doritos en su casa va en gran medida a lograr el resultado deseado. En ese mismo sentido, puede ser más intencional acerca de la forma en que diseña su entorno tecnológico. Para empezar:
- Deshabilite todas las notificaciones tanto en su escritorio y smartphone.
- Apague el teléfono o configure el modo Avión durante períodos de tiempo establecidos.
- Utilice el comando Aplicación Freedom para bloquear aplicaciones que no son de misión crítica (como las redes sociales) durante períodos determinados del día.
- Utiliza el plugin «redactar correo electrónico» de Google Chrome para ver solo la ventana de redacción al escribir un correo electrónico, lo que te permite eludir las tentaciones que esperan en tu bandeja de entrada.
- Establezca las ventanas de tiempo para comprobar y responder por lotes al correo electrónico.
- Utilice un Temporizador Pomodoro para separar el tiempo para trabajos importantes del trabajo de trayectoria de menor resistencia.
- Utilice el comando Aplicación de Bienestar Digital (Android) o Hora de pantalla de Apple para rastrear el tiempo de su pantalla y asustarte hasta que se sumiera («¿Cuántas horas pasé ayer en Twitter?!»). Tiempo de Rescate hará lo mismo para sus patrones de uso de escritorio.
Además de lo anterior, cuanto más note y deje de alcanzar su teléfono inteligente, más se convertirá en segunda naturaleza.
Los líderes pueden ayudar a sus equipos haciendo lo siguiente:
- Comunicar el efecto del cambio de tareas en la productividad y el bienestar mental.
- Practique la comunicación asíncrona en su empresa (haga que esté bien no responder a las cosas inmediatamente y, en su lugar, responda en el momento que más le convenga).
- Animar o ordenar que las personas desactiven todas las notificaciones.
- Permita que las personas programen ventanas de dos a cuatro horas para un trabajo profundo.
- Delinear claramente entre lo que es urgente y lo que no.
- Crear espacios donde las personas no puedan ser interrumpidas físicamente (o fomentar el trabajo remoto).
- Recompensa a los miembros del equipo por menos tiempo de pantalla.
- Celebrar menos reuniones y limitar la duración de las reuniones.
- Establezca ventanas de tiempo para cuándo tendrán lugar las reuniones internas y ventanas de tiempo donde no deberían celebrarse reuniones.
Al ser más intencionales acerca de nuestra relación con la tecnología, podemos cultivar un entorno de trabajo en el que no solo seamos más productivos, sino también versiones más completas y actualizadas de nosotros mismos.
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Steve Glaveski via HBR.org
