A medida que más personas acuden a las zonas urbanas ( alrededor del 80% de la población estadounidense vive en las ciudades), funcionarios gubernamentales y académicos están cada vez más interesados en el estudio del espacio urbano. Esto ha coincidido con un auge de nuevos métodos para estudiar las ciudades a escala macro, pero muchas de estas técnicas también se pueden utilizar a nivel micro para comprender y mejorar los lugares de trabajo y las condiciones de los empleados. Una práctica en particular, la integración de la física urbana en la planificación de la fuerza de trabajo, tiene el potencial de hacer olas.
La física urbana, una adición más reciente a los Estudios Urbanos, está siendo utilizada actualmente por investigadores del MIT y la NYU para determinar cómo los sistemas dentro de una ciudad interactúan entre sí y con los individuos. Combinando los principios tradicionales de investigación con Big Data, la física urbana implica monitorear y analizar un sinfín de variables urbanas —tasas de criminalidad, flujo de tráfico, propagación de enfermedades infecciosas— para comprender patrones emergentes, problemas y oportunidades de cambio. Los físicos urbanos están aplicando esta investigación para reimaginar una serie de conceptos, incluyendo la eficiencia energética de los edificios urbanos, las condiciones de infraestructura y la detección de emergencias.
Los principios básicos de la física urbana pueden resultar igualmente útiles en la planificación de espacios de oficinas. Su uso de información cuantitativa puede ayudar a las organizaciones a optimizar sus espacios de una manera que refuerza positivamente su misión general y se adapta a los estilos de trabajo únicos de sus empleados. La física urbana tiene el poder de transformar los espacios de trabajo para reflejar los valores y valores reales de las empresas, para inculcar un sentido de pertenencia en los empleados y para fomentar la productividad, el compromiso y la felicidad general.
Empresas de todo el mundo se están forjando en el futuro mediante el uso de la física urbana para reescribir las definiciones comúnmente conocidas de espacio de oficinas. Google, por ejemplo, tiene una sala en su oficina de Chicago diseñada para parecerse a un bar clandestino íntimo, un espacio común para los empleados que promueve «encuentros fortuitos» entre departamentos. O tomar Groupon, que utiliza carnavales, chozas tiki y motivos de bosques encantados para despertar la creatividad de los empleados. El espacio de trabajo «convencional» (techos colgantes, cubículos monocromáticos y todo) se está eliminando gradualmente en favor de espacios conectados que fomentan la innovación y exigen la colaboración sin dejar de premiar la individualidad.
Más empresas están luchando por espacios vibrantes y juveniles, pero deben tener cuidado de no dejar que los enfriadores de agua ecológicos diluyan la imagen más grande; las pegatinas de pared y una mesa de futbolín no equivalen a la cultura de la empresa o a la satisfacción de los empleados. Al aplicar la física urbana a las decisiones de la oficina, las empresas pueden mejorar los flujos de trabajo y la cultura organizacional.
Infundir la ciencia en la planificación de las organizaciones no significa que necesites tener un doctorado en el personal. Considere estas formas de pensar más como un físico urbano en su próxima reunión del comité directivo de la oficina:
Utilice la tecnología de nuevas maneras. Aplique los sistemas CRM o Business Intelligence de su empresa a las operaciones internas. Comience a medir los tiempos pico de carga de trabajo de los empleados y piense en cómo su espacio físico puede mitigar picos extendidos o fomentar una mayor polinización cruzada departamental durante el tiempo de funcionamiento. Google proporciona un modelo para poner este tipo de información a trabajar en el lugar de trabajo. Los ejecutivos de la oficina de Chicago de la compañía se dieron cuenta de que los empleados iban a cafeterías cuando estaban más ocupados. Así que la compañía construyó su propia cafetería, permitiendo que el personal mantenga sus arraigados hábitos mientras crea una atmósfera de máxima productividad en la oficina.
Ve directamente a la fuente. Utilice la intranet de su empresa u otra herramienta de comunicación interna para proporcionar una salida a todos los empleados (desde pasantes hasta ejecutivos, remotos hasta oficinas) para hacer preguntas difíciles u ofrecer opiniones sobre el entorno de su oficina. Mantenga un ciclo de retroalimentación consistente para medir lo que piensa el personal acerca de sus espacios de trabajo actuales y lo que se debe realizar un ajuste. Así es exactamente como la firma de automatización de marketing basada en voz Si por teléfono encontró éxito. Al estudiar a los empleados antes de diseñar su espacio, los ejecutivos aprendieron de primera mano cómo el personal de todos los niveles quería que su nuevo entorno se viera, actuara y sintiera.
Encuentra tu feng shui. De forma transparente y no intrusiva, realice un seguimiento del movimiento de los empleados dentro de la oficina para identificar qué salas de conferencias o áreas de reuniones tienen más tráfico y qué áreas tienen un uso mínimo. Dependiendo de las tendencias y hábitos que aparezcan en los datos, incluso pequeños reordenamientos físicos podrían ayudar a mejorar ciertos procesos, disminuir el tiempo de inactividad y aumentar la productividad. Por ejemplo, la empresa Centro de publicidad en línea y compra de medios, que cuenta con salas de conferencias de vidrio para reflejar el énfasis de la firma en la transparencia. Proporcionar a los ejecutivos una viabilidad total les permite medir fácilmente qué espacios son los favoritos de los empleados. Las empresas deben optimizar los espacios más utilizados y reformar las salas de conferencias. Las cafeterías, las salas tranquilas y las «viviendas» de internos hacen uso del espacio más productivo que las áreas de conferencias subutilizadas.
Conforma un espacio más inteligente. Establezca una mayor conexión entre la tecnología y los empleados, más allá de la que tienen con sus propios iPhones. Por ejemplo, la firma de consultoría digital Punto correcto utiliza un sistema de tableta conectado en las puertas de la sala de conferencias para que los empleados sepan cuándo las habitaciones son gratuitas. Las tecnologías de salas de conferencias también pueden albergar reservas de salas y agendas de reuniones. En las oficinas más pequeñas donde los espacios para reuniones (que no son la cocina) tienen una prima, una pequeña adición como esta puede ayudar a los empleados a determinar la disponibilidad de las habitaciones y evitar una trepada hora.
El espacio es a la vez una reflexión y proyección de la cultura de la empresa. Al abrazar la ciencia moderna y sumergirse en las interacciones entre el sistema y el individuo, las empresas pueden construir un espacio que aborde las necesidades ambientales obvias y más oscuras de los empleados. La aplicación de la física urbana a su espacio de oficina requiere un nuevo tipo de pensamiento hacia algo que a menudo se reduce a escritorios y sillas, pero en el mundo empresarial actual, el pensamiento extra cuenta.
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Max Chopovsky via HBR.org
