Mantener el trabajo flexible
Mantener el trabajo flexible

Mantener el trabajo flexible, incluso con cambios en las reglas de horas extra de EE. UU.

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Dave Wheeler PARA HBR

Se espera que el Departamento de Trabajo de Estados Unidos emita regulaciones este año que traerá un adicional 13,5 millones los trabajadores con arreglo a los requisitos de horas extraordinarias de la Ley de normas laborales equitativas. Estos trabajadores recién cubiertos incluirían a los empleados que actualmente no tienen derecho al pago de horas extraordinarias porque tienen tareas ejecutivas, administrativas o profesionales y se les paga sobre una base salarial anual. Cuarenta y nueve por ciento de los trabajadores que estarían cubiertos recientemente por el trabajo de ampliación de horas extraordinarias del Departamento de Trabajo en ocupaciones de oficina y apoyo administrativo.

La intención del gobierno es reducir las largas horas que efectivamente constituyen horas extraordinarias no remuneradas, y garantizar que los trabajadores con salarios más bajos reciban una compensación adicional cuando trabajan horas extras. Sin embargo, algunas personas han expresado su preocupación por un efecto secundario no deseado: que algunos de estos empleados perderán la flexibilidad de que disfrutan actualmente, como trabajar a distancia o en horas no estándar, si se va a exigir a los empleadores que paguen horas extraordinarias.

Esa preocupación, si bien es comprensible, es exagerada: los empleadores pueden seguir ofreciendo arreglos de trabajo flexibles a estos empleados siguiendo los consejos sobre salarios y horas que figuran a continuación. Sin embargo, el debate plantea una cuestión importante que debería ser abordada por el Departamento de Trabajo, cuyas regulaciones y orientaciones se beneficiarían de una actualización cuando se trata de opciones de trabajo flexibles. La buena noticia es que se espera que el DOL emita un solicitud de información este mes sobre el uso de dispositivos electrónicos fuera del trabajo por los empleados por horas, brindando a los empleadores la oportunidad de buscar orientación sobre las mejores prácticas para proporcionar trabajo flexible.

Ventajas de las opciones de trabajo flexibles

Los empleadores y los empleados se benefician por igual cuando las empresas ofrecen opciones para trabajar desde casa o para trabajar horarios flexibles (por ejemplo, comenzar el turno a diferentes horas del día, o trabajar en dos partes discretas de tiempo para tomar un descanso para la prestación de cuidados).

Los beneficios para los empleados son claros. Los padres y otros cuidadores pueden utilizar el teletrabajo como una forma de encontrar horas adicionales en el día al cortar un largo trayecto. Y aunque el teletrabajo no es un sustituto del cuidado de los niños o de los ancianos en curso, puede tener sentido que un cuidador trabaje remotamente en ocasiones para llevar a un miembro de la familia al médico. Y la mayoría de nosotros, el cuidador actual o no, hemos tenido que esperar en una «ventana» de seis horas a mitad de la jornada laboral para que llegue el encargado de la reparación del refrigerador.

También hay muchos beneficios para las empresas. La flexibilidad ha sido vinculado a reducir el estrés y mejorar la salud y el bienestar, lo que reduce el ausentismo y los costos generales de la atención sanitaria. El trabajo remoto permite a las empresas ampliar su grupo de solicitantes de empleados a personas que viven lejos, y retener empleados valiosos que pueden tener que reubicarse. Tal vez el beneficio más significativo del trabajo flexible es que se ha demostrado que aumentar la satisfacción en el trabajo, la productividad, la eficiencia y el rendimiento al tiempo que reduce el rotación.

Los trabajadores con salarios más bajos son igual de probable como trabajadores de cuello blanco para valorar la disponibilidad de un trabajo flexible cuando se busca un nuevo empleo, y muchos trabajadores por hora tienen empleos bien adaptados a arreglos flexibles. Por ejemplo, una Universidad de Stanford estudio encontró un aumento del 13% en la productividad entre los empleados de call center que trabajaban desde casa cuatro de cada cinco días a la semana. Los teletrabajadores del centro de llamadas también informaron un aumento de la satisfacción laboral, y su tasa de desgaste se redujo a la mitad. Del mismo modo, los profesionales de apoyo administrativo a menudo pueden confiar en dispositivos electrónicos y telecomunicaciones para completar eficazmente sus tareas desde su hogar.

Cuatro consejos para evitar posibles problemas salariales y horarios

Las empresas que adoptan el teletrabajo y las horas flexibles deben consultar con un abogado laboral sobre los detalles de su programa, pero esto es lo que le dirán (aunque con un nivel de detalle legal) son las mejores prácticas:

  1. Establecer directrices claras sobre el tiempo de trabajo: Si un empleador sabe o tiene motivos para saber que se realizó el trabajo, el empleador debe compensarlo. Esto significa que, aunque ciertamente se puede aumentar la flexibilidad, los empleadores y los empleados deben estar en la misma página sobre cuándo y durante cuánto tiempo los empleados pueden trabajar cada día; lo que significa «trabajar»; y cuándo se espera que los empleados trabajen. no a trabajar. Un acuerdo de trabajo flexible por escrito debe establecer directrices claras sobre qué actividades son resarcibles, qué descansos deben tomarse y cómo solicitar permiso para trabajar horas extraordinarias. En verdad, esto es exactamente lo que los empleadores deben ya para todos los empleados por hora, incluidos aquellos que trabajan in situ, para garantizar el cumplimiento de la Ley de Normas Laborales Justas.
  1. Registre todas las horas trabajadas: La ley federal obliga a los empleadores a mantener registros de las horas trabajadas por los empleados que regresan durante al menos tres años. Algunas leyes estatales y locales requieren más. Los empleadores deben hacer que su sistema de notificación de tiempo sea accesible a distancia, o adoptar un sistema alternativo para los teletrabajadores. Los supervisores deben vigilar periódicamente los registros de tiempo, quienes deben dejar claro que tanto la falta de información como la sobrepresentación de informes son inaceptables. Una vez más, los empleadores ya deberían hacerlo, incluso en ausencia de un trabajo flexible.
  1. Considere cuándo compensar a los empleados que trabajan a distancia por el tiempo de viaje: Este es quizás el problema de salarios y horas más complicado cuando se trata de un trabajo flexible, y un área madura para una actualización del DOL. Un viaje «ordinario» — en el que un empleado viaja todos los días a un lugar de trabajo, completa sus funciones durante el día y luego viaja a casa — no es resarcible en virtud de la FLSA. Sin embargo, algunos teletrabajadores pueden recibir una paga por el tiempo que pasaron viajando a la oficina. Para que sea seguro, los empleadores deben considerar (a) la regularidad con que el empleado viaja al lugar de trabajo fuera del hogar, y (b) cuándo se produce el viaje, en relación con el momento en que el empleado realiza sus tareas de trabajo ese día. En el caso de (a), un empleado que trabaja en la oficina regularmente (por ejemplo, al menos una vez por semana), pero que también trabaja desde casa regularmente, no necesita ser compensado por el tiempo de trabajo en los días en que entra en la oficina. Por otro lado, a una empleada que normalmente trabaja desde casa, pero entra en la oficina una vez al mes para reuniones, se le debe pagar por su tiempo de viaje a la oficina. En el caso del apartado b), un viaje que se produce entre dos períodos de trabajo puede considerarse resarcible, incluso si el momento en que se realiza el viaje es por conveniencia personal del empleado. Para estar seguros, los empleadores no deben permitir que los empleados no exentos comiencen a trabajar en la oficina, y luego terminen el resto del día en casa (o viceversa), sin compensarlos por el tiempo de viaje que ocurre a mitad de la jornada laboral. En su lugar, pida a los empleados que trabajen todo el día desde casa o todo el día en la oficina.
  1. Considere cuándo reembolsar los gastos de los teletrabajadores: Los empleados que trabajan en casa pueden incurrir en gastos por internet, teléfono, computadora,. El FLSA requiere un reembolso cuando incurrir en el gasto podría bajar las ganancias del empleado por debajo del salario mínimo obligatorio (más horas extraordinarias). Aquí hay algunos consejos de prácticas recomendadas para tener en cuenta:
  • Proporcione a los empleados de teletrabajo portátiles, en lugar de computadoras de escritorio, para que puedan usarlos tanto en casa como en la oficina.
  • Los teletrabajadores pueden utilizar servicios de llamadas gratuitos ofrecidos por empresas como Google que permiten que las llamadas telefónicas sean realizadas por un ordenador a través de Internet.
  • Cuando el teletrabajo es requerido, reembolsar a los empleados los gastos necesariamente incurridos. Es requerido por al menos una ley estatal (California) y hace una buena política de la compañía.
  • Del mismo modo, cuando el teletrabajo se proporciona como un ajuste razonable bajo la Ley de Estadounidenses con Discapacidades, los empleadores deben pagar la factura.
  • Si cubrir los gastos relacionados con el trabajo hace que el empleado gane menos del salario mínimo (y horas extraordinarias), el empleador debe compensarla por esos gastos, incluso si el teletrabajo es opcional. 

El Departamento de Trabajo se espera que este mes emita un solicitud de información sobre el uso de dispositivos electrónicos por los empleados por horas fuera del trabajo. El alcance de esta próxima solicitud aún no es público, sino empleados por hora (incluido el 4,6 millones de padres que se espera que estén cubiertas recientemente por las leyes sobre horas extraordinarias) y sus empleadores se beneficiarían de la orientación oficial de los organismos para ofrecer opciones de trabajo flexibles dentro de los límites de los requisitos de salario mínimo y horas extraordinarias de la FLSA.

Tal vez lo más necesario sea la orientación de los organismos sobre si los desplazamientos de los teletrabajadores son resarcibles y en qué circunstancias. Permitir que un empleado pueda desplazarse a mitad de la jornada laboral para su propia conveniencia no debe hacer que su tiempo de trabajo se convierta en horas de trabajo indemnizables. Cuando un padre deja el trabajo temprano para recoger a su hijo de la escuela, y luego termina su día de trabajo desde casa, su viaje se completó en el medio del día para su propia conveniencia. Exigir a los empleadores que absorban los costos de nómina adicionales para proporcionar flexibilidad sólo alienta a los empleadores a decir no a las solicitudes de trabajo flexibles. En cambio, los empleadores y el Departamento de Trabajo deberían trabajar para incentivar el trabajo flexible, un arreglo que los empleados valoran y que las empresas necesitan cada vez más.

 


Liz Morris via HBR.org