En una reciente encuesta de Unify de trabajadores del conocimiento, el 79% de los encuestados reportaron trabajar siempre o con frecuencia en equipos virtuales, pero solo el 44% consideró que la comunicación virtual era tan productiva como la comunicación cara a cara. La gran mayoría se conectó a través de correo electrónico, teléfono o llamadas de conferencia, aunque el 72% dijo que el video facilitaría el trabajo en equipo. Solo el 34% de las personas usan video para colaborar con compañeros de trabajo. Y el 43% se siente confundido y abrumado por la mezcolanza de la tecnología de colaboración a su disposición.
Estoy viendo emerger una nueva generación de tecnología que puede hacer que los equipos dispersos sean más productivos que los equipos colocalizados. Henry Dewing, de Forrester Research, dice que algunos usuarios iluminados están empezando a preferir reunirse en sus plataformas de videoconferencia y web en lugar de en una sala de conferencias física.
Sin embargo, para que el trabajo en equipo virtual funcione tan bien, tendrá que mover a su equipo a un nuevo conjunto de comportamientos, no solo a una nueva generación de tecnología, con el compromiso humano como la primera prioridad.
Las brechas de comportamiento que evitan que los equipos virtuales alcancen sus objetivos se dividen en tres cubos:
1. Establecer reglas básicas para administrar las comunicaciones virtuales
2. Alineación de objetivos personales y profesionales
3. Fortalecer las relaciones para permitir la franqueza necesaria para una verdadera colaboración
Establecimiento de reglas básicas
Hacer un check-in personal y profesional: Aunque es común que los empleados que se encuentran en una misma ubicación charlan sobre lo que está pasando en sus vidas, compartiendo un éxito reciente en el trabajo o una historia personal antes de que comience una reunión, es mucho menos común entre los equipos virtuales.
Pero este enfoque basado en la eficiencia de la colaboración en equipo pasa por alto algo importante: los seres humanos son seres intensamente sociales. Necesitan sentirse conectados. El uso compartido personal es una de las formas más fáciles y pasadas por alto de crear esa conexión, especialmente cuando el personal es remoto.
Un registro personal/profesional al comienzo de las reuniones hace que la gente se sienta parte de un equipo. Probablemente sea la forma más fácil de superar el aislamiento que puede arrastrarse cuando la gente no trabaja juntos físicamente.
No permitir la multitarea: la investigación muestra que la multitarea durante las llamadas de conferencia es extremadamente común. En algunos estudios, hasta el 90 por ciento de las personas reconocen que hacen otras cosas durante estas llamadas, desde una amplia gama de lugares, incluyendo la cocina, la piscina, y sí, el baño.
No puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es para la colaboración que todos estén mentalmente presentes y comprometidos durante las reuniones, no trabajen en otro proyecto o revisando el correo electrónico. Como gerente, si lo estableces como una expectativa desde el primer momento y llamas a la gente a menudo a compartir sus pensamientos, es muy probable que lo hagan.
Limitar el silencio siempre que sea práctico: Además de fomentar la desconexión general, el aire muerto del silencio mata cualquier intento de humor y elimina el valor de unión de la risa compartida.
Obtención de alineación
Fusión de metas personales y profesionales: Por mucho que algunos líderes empresariales quieran creer que las personas están motivadas exclusivamente por los objetivos de largo alcance de la empresa y dedicarán desinteresadamente todas sus energías a un proyecto porque eso es lo mejor para la empresa, simplemente no es así.
Cuanto más se acerque un líder pueda aprovechar y alinear los objetivos personales de su personal con el objetivo del negocio, más comprometida y comprometida estará su gente. Por ejemplo, a un empleado emergente se le podría decir que si un nuevo proyecto se convierte en un negocio viable, se le promoverá para que lo ejecute. También he impulsado el compromiso del equipo con los clientes al centrarme en los empleados de la misión y muchas organizaciones comparten para servir a los clientes de manera extremadamente buena.
Hacer que el trabajo sea más alegre mediante el compromiso total con el equipo del proyecto virtual debe ser uno de los objetivos compartidos.
Lograr el equilibrio de vida personal y profesional: la gente se está volviendo más cómoda hablando de la nueva combinación de trabajo y vida que viene con trabajar de forma remota. «Cuando estás en una gran conferencia telefónica y un bebé llora o un perro ladra o suena un timbre, la gente ya no hace comentarios tanto», dice Forrester’s Dewing.
Yo iría más lejos que eso. Te recomendaría que te concentraras un momento en el ladrido, el llanto o el anillo. Úselo como una razón para participar de una manera que vaya más allá del «check-in personal/profesional» inicial. Compartir sobre Spike el perro ayuda a la gente a unirse, relajarse y confiar el uno en el otro.
Conozco a un CEO muy exitoso que dirige su empresa de forma remota y admite fácilmente que lleva pijamas la mayor parte de la mañana. Él no asume que el trabajo se está haciendo porque los empleados pasan largas horas en la oficina. El nuevo equilibrio trabajo/vida significa que usted hace lo que necesita hacer en el momento más conveniente. Si eso significa llevar a su hijo al dentista al mediodía, o hacer una llamada a Singapur al mediodía, que así sea.
Creación de franqueza
Todos hemos estado en reuniones en las que la conversación real sólo comienza cuando termina la reunión. Pero avergüénzate si eres uno de esos gerentes responsables de crear un clima en el que los empleados no sientan que pueden decir lo que piensan.
Lograr la franqueza es bastante difícil para los equipos coubicados. Es aún más difícil en un entorno virtual. Pero no se equivoquen, la franqueza es el indicador #1 de la productividad del equipo.
Para mantener la conversación franca.
Nombrar a alguien para que sea el «Yoda» del equipo: Agregue un poco de ligereza a las reuniones recurriendo al Yoda del día en puntos críticos durante la reunión y pregunte: «Entonces, ¿qué está pasando aquí de lo que nadie está hablando?»
Recompensa a los detractores: Da una cálida y generosa alabanza a los miembros del equipo que no tienen miedo de decir lo que piensan cuando todos los demás parecen estar de acuerdo en un asunto.
Aprovechar la confidencialidad: Durante la transición a la franqueza, puede ser útil pedir a los miembros del equipo que compartan pensamientos de forma anónima. Tenga en cuenta que los empleados que están acostumbrados a los gerentes que no responden estarán observando de cerca para asegurarse de que el facilitador no desestime sutilmente los problemas o minimice su importancia.
A medida que usted trabaja para hacer esta transición, es importante tener en cuenta cuán profundamente arraigados son muchos los comportamientos humanos. En los primeros días de la especie humana, si no eras parte de una tribu, corría el riesgo de ser comido por un depredador. La formación de grupos es un componente central de lo que somos. Confía en mí: Ningún equipo logrará la grandeza como individuos que trabajan de forma independiente. Necesitamos que la gente baje la guardia, sea más vulnerable y así abierta a la conexión con su tribu virtual, lo que se traduce en «porque me gustas, quiero ayudarte». Eso empieza una verdadera sinergia. «Estoy dispuesto a hacer pequeños compromisos por ti». No por un bien mayor, para ti. Y con una mayor apertura hacia el punto de vista del otro podemos rebotar ideas entre nosotros con franqueza y conseguir algo de innovación real.
Con demasiada frecuencia, la tecnología ha sido disruptivo. Nos pone al límite y nos desalienta de unirnos. Pero veo que las herramientas aprovechan las relaciones y los hilos de discusión capturados en las interacciones del equipo a lo largo del tiempo para fomentar conexiones muy humanas. Tech ayudará al bebé llorando a convertirse en el niño de nuestro equipo llorando.
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Keith Ferrazzi via HBR.org
