La comunicación remota no siempre es fácil. ¿Te reconoces en alguno de estos ejemplos?
A las 10 p.m., un abogado corporativo recibe un texto de un colega y se pregunta (no por primera vez) si hay un protocolo sobre textos relacionados con el trabajo después de una hora determinada.
Después de una larga y líquida cena de clientes, un ejecutivo de publicidad abre un correo electrónico de su jefe recordándole que debe presentar sus gastos a tiempo. Molestado por esta microgestión, responde inmediatamente con sus pensamientos sin censura.
En la llamada de conferencia semanal del equipo, un miembro del equipo remoto está confundido acerca de si su colega es realmente“ en silencio” cuando retrasa una respuesta a una pregunta o si ella’ s simplemente no prestar atención y está usando esto como una excusa.
Cuando es posible ser activado por el botón de silencio de un teléfono, es seguro decir que estamos viviendo en tiempos difíciles. La era digital ha dado comienzo a una revolución en la comunicación que es equivalente a la que rodea la invención del imprenta. Está cambiando la forma en que hablamos, a menudo en puntos de vista. Y está afectando lo que escuchamos, ya que el revoltijo de información que llega a nosotros puede llevar a frecuentes malentendidos y confusión.
Las personas que trabajan en equipos remotos se enfrentan a estos desafíos de manera consistente. De acuerdo con los recientes estimaciones de Gallup y la Oficina de Estadísticas Laborales, el 22% de los estadounidenses trabajan desde casa, mientras que casi el 50% están involucrados con el trabajo en equipo remoto o virtual. Esto desplazamiento continuo requiere una nueva gama de comportamientos y habilidades.
Serie de tu equipo y tú
Trabajo remoto
¿Por qué los equipos remotos exigen nuevas habilidades de colaboración? ¿Qué falta en nuestros mensajes de texto, correos electrónicos, conferencias telefónicas y otras comunicaciones digitales? Lenguaje corporal. Incluso cuando estamos ubicados juntos, el tono de un texto o la formalidad de un correo electrónico se deja abierta a la interpretación, hasta el punto de que incluso nuestros amigos más cercanos se confunden. Estas interpretaciones erróneas crean una ansiedad que puede llegar a ser costosa, afectando la moral, el compromiso, la productividad y la innovación.
La comunicación remota puede distorsionar el ritmo normal de nuestras conversaciones. El retraso entre nuestros mensajes a menudo puede posponer u ocultar reacciones emocionales a nuestros comentarios. ¿Cuántas veces ha escrito un correo electrónico y, inmediatamente después de golpear enviar, se sintió preocupado por cómo aterrizaría? ¿Su jefe vería su correo nocturno y lo consideraría como una intrusión en su tiempo privado? ¿Te lo diría si lo fuera? Aunque podemos habernos acostumbrado a estos tipos de interacciones asincrónicas, todavía pueden entrar en conflicto con nuestras reglas normales para la interacción social. Al carecer de una respuesta inmediata, podemos distraernos, cuestionarnos a nosotros mismos, o incluso sentirnos frustrados con nuestros equipos.
Para rendir al más alto nivel, los equipos remotos tienen que encontrar nuevas y mejores formas de operar.
En primer lugar, considere que hay tres tipos de distancia en colaboración remota: físico (lugar y hora), operacional (tamaño del equipo, ancho de banda y niveles de habilidad) y afinidad (valores, confianza e interdependencia). La mejor manera de que los gerentes impulsan el rendimiento del equipo es centrarse en reducir distancia de afinidad. Intente cambiar la mayoría de las comunicaciones remotas a videollamadas regulares, que son un vehículo mucho mejor para establecer la relación y crear empatía que los correos electrónicos o las llamadas de voz. Y diseñe rituales virtuales de creación de equipos que brinden a las personas la oportunidad de interactuar regularmente y experimentar sus habilidades de colaboración en acción.
Cuando los equipos remotos se comunican bien y aprovechan sus fortalezas, en realidad pueden obtener una ventaja sobre los equipos coubicados. Estas son algunas de las prácticas recomendadas para dominar:
No conflar comunicaciones breves y comunicaciones claras: En nuestros esfuerzos por ser eficientes, a veces usamos menos palabras para comunicarnos. Pero tal brevedad puede significar que el resto del equipo pierde tiempo tratando de interpretar sus mensajes. (Y luego los interpreta mal de todos modos.) No asumas que otros entiendan tus señales y taquigrafía. Pase el tiempo para comunicarse con la intención de ser ultra claro, sin importar el medio. De hecho, nunca se puede ser también claro, pero es demasiado fácil ser menos claro de lo que debería.
No bombardes a tu equipo con mensajes:¿Hacer un seguimiento de una tarea por correo electrónico, texto y ¿Teléfono? ¿Tiendes a preguntar a la gente si recibió tu mensaje anterior? El abuso de esos puntos de acceso puede ser una forma de dominio digital, una forma implacable e incómoda de acoso. El medio que elija crea diferentes demandas en el tiempo del receptor. Usar todos ellos para el mismo mensaje es ineficaz (así como molesto). Elija su volumen digital sabiamente.
Establecer normas de comunicación: Los equipos remotos necesitan crear nuevas normas que establezcan claridad en la comunicación. Empresas como Merck han creado acrónimos para sus comunicaciones digitales como «Four Hour Response (4HR)» y «No Need to Responder (NNTR)» que aportan previsibilidad y certeza a las conversaciones virtuales. Los equipos individuales también pueden establecer sus propias normas, por ejemplo, utilizar o no los grupos Slack, Google Docs o Whatsapp. Y también pueden existir normas a nivel individual, como el tiempo de respuesta preferido de las personas, el estilo de escritura y el tono. Por ejemplo, algunas personas prefieren mensajes cortos y rápidos, mientras que otras prefieren respuestas largas y detalladas; las personas también difieren en su preferencia y tolerancia por el humor y la informalidad.
Aunque a menudo tendemos a considerar la previsibilidad humana como un defecto, pocas cualidades son más buscadas en el trabajo, especialmente en las colaboraciones virtuales. Todos somos únicos, pero nuestros comportamientos consistentes ayudan a otros a predecir lo que hacemos, y a su vez les ayudan a comprendernos, y todos nos beneficiamos de ser entendidos. Usted puede hacer que eso sea más fácil para los demás estableciendo una etiqueta personal clara y apegándose a ella consistentemente.
Vea las oportunidades ocultas en las comunicaciones escritas: Estar detrás de una pantalla puede crear nuevas oportunidades para ciertos miembros del equipo, haciendo espacio para aquellos que podrían estar menos inclinados a hablar en grupos. La comunicación basada en texto otorga menos importancia a las habilidades interpersonales y a la apariencia física, ofreciendo una manera eficaz de compartir el poder y la toma de decisiones. Investigación muestra que los individuos introvertidos están menos inhibidos en las interacciones en línea frente a fuera de línea. Sin embargo, debe tener cuidado con sesgo inconsciente virtual, donde la puntuación, la gramática y la elección de palabras pueden revelar actitudes prejuiciadas hacia ciertos grupos.
Y la ausencia de lenguaje corporal no significa necesariamente que no estemos regalando más de lo que pretendemos cuando nos comunicamos remotamente. Todavía hay una gran cantidad de meta-comunicación y fugas virtuales que ocurren en entornos digitales, y solo se necesita prestar atención a leer entre líneas. Por ejemplo, el uso de signos de exclamación o un emoji negativo después de referirse al género, la nacionalidad o la religión de alguien es tan poderoso como un marcador de desaprobación como un rostro asqueado.
Crear un espacio intencional para la celebración: Los pasteles de cumpleaños de la vieja escuela siguen siendo importantes para los equipos remotos. Crear espacios virtuales y rituales para celebraciones y socializar puede fortalecer las relaciones y sentar las bases para la futura colaboración. Encuentre formas de acortar la distancia de afinidad. Una empresa con la que trabajamos celebró nuevo talento creando un emoji personal para cada empleado que había estado allí durante seis meses. Usted puede encontrar su propia manera única de crear espacios de equipo para la conexión social. Cómo lo haces es menos importante que si lo haces.
A medida que cada vez más de nuestras interacciones ocurran digitalmente, continuaremos experimentando nuevas formas de incomunicación y malentendidos. La solución no vendrá de las nuevas tecnologías (aunque, sin duda, los desarrolladores seguirán tratando de salvar esa brecha). En cambio, la solución consiste en comprender las nuevas reglas de compromiso; en construir un conjunto de habilidades de comunicación que refleje las demandas de nuestra era impulsada digitalmente.
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Erica Dhawan Tomas Chamorro-Premuzic via HBR.org
