Colaborar en línea es a veces mejor que cara a cara

Si estás aceptando la colaboración en línea como un mal necesario, la única forma de trabajar con un equipo cada vez más disperso de trabajadores globales o remotos, por ejemplo, entonces lo estás haciendo mal. La colaboración en línea no es el segundo mejor sustituto del trabajo cara a cara: es un complemento con sus propias ventajas y beneficios.

Sí, tejer a tu equipo junto con herramientas de comunicación en línea como Yammer y Slack puede ayudarte a mitigar el impacto disruptivo de las personas que trabajan desde casa en lugar de en la oficina. Sí, herramientas de gestión de proyectos orientadas al equipo como Basecamp pueden ayudar con los desafíos de coordinación de trabajar con equipos que se extienden por todo el mundo en lugar de alrededor del edificio. Y sí, compartir conocimientos con wikis o Evernote, o coautoría a través de Google Drive, son opciones útiles cuando no puedes simplemente pasar un documento a la persona que está al final del pasillo.

Pero si todo lo que estás pidiendo de la colaboración en línea es por la magia de trabajar cara a cara, estás condenado a la frustración. Después de todo, sabemos que hay beneficios únicos para trabajar en una ubicación compartida ( como el poder creativo de las interacciones espontáneas) o hablar en persona ( como tocar en la comunicación no verbal). E incluso las mejores instalaciones de telepresencia o las redes sociales internas no pueden reemplazar lo que perdemos cuando dejamos de trabajar codo a codo o cara a cara.

Pero en muchas circunstancias, la colaboración en línea es realmente preferible a la colaboración en persona. Centrarse en lo que la colaboración en línea puede hacer excepcionalmente bien le permitirá aprovechar sus beneficios, e identificar los tipos particulares de proyectos, tareas y equipos que pueden ganar trabajando juntos en línea.

La colaboración en línea, como la mayoría de los fenómenos digitales, es buena para resolver tipos muy específicos de problemas: problemas de tiempo, problemas de distancia y problemas de comunicación. Al resolver problemas de tiempo, crea el beneficio de ciclos de producción 24/7; al resolver problemas de distancia, permite nuevos equipos diversos; y al resolver problemas de comunicación, nos permite trabajar juntos de manera que aproveche un conjunto más amplio de habilidades y capacidades. Cuando utilizamos la colaboración en línea para apoyar tareas y proyectos que aprovechan específicamente estos beneficios distintivos, vamos más allá de tratar la colaboración en línea como una curita para el problema de los equipos dispersos y la usamos para hacer avanzar nuestro trabajo y nuestras organizaciones.

Tome la virtud de los ciclos de producción 24/7, posiblemente el beneficio más reconocido de la colaboración en línea. Cuando trabaje con un equipo virtual, puede terminar su jornada laboral a las 5:00 ó 6:00, enviar su producto de trabajo o pregunta a un colega en otra zona horaria y tener una respuesta o el siguiente paso en el proceso esperando antes de que esté de vuelta en su escritorio por la mañana.

Igual de valioso, su propia jornada laboral puede ser más cargada de acción: en lugar de esperar a la reunión o llamada que pueda responder a su pregunta o proporcionar esa información que falta, puede ponerse en contacto con un colega con un mensaje instantáneo o correo electrónico, o mejor aún, encontrar una respuesta por sí mismo accediendo a un wiki o base de conocimientos.

Cuando trabaja en un equipo o proyecto que implica tareas discretas, conjuntos de conocimientos definidos y dependencias, está en una excelente posición para aprovechar las ventajas de la colaboración en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Si estás trabajando en un proyecto que requiere que pases la porra a un colega para que avance un proyecto, o en el que dependas de la entrada de un colega o de la finalización de la tarea para realizar tu propio trabajo, es posible que te resulte mejor trabajar con un equipo disperso que con los compañeros en el hall. Y si el tipo de información que necesita de sus colegas adopta la forma de respuestas en blanco y negro o conocimientos comunes que se pueden compartir en línea, trabajará de manera más eficiente cuando las personas compartan información electrónicamente y bajo demanda en lugar de manera intermitente y cara a cara.

La capacidad de convocar equipos diversos es otra ventaja de la colaboración en línea, una que funciona de la mano con la producción 24/7 si usted está liderando un equipo global que trabaja en conjunto a través de zonas horarias. Pero la diversidad que ofrece la colaboración en línea va más allá de la capacidad simple (pero poderosa) de obtener miembros del equipo de todo el mundo. La colaboración en línea también facilita la incorporación de personas y recursos de otras organizaciones, y aprovechar formas emergentes de trabajo bajo demanda como Fiverr, Odesk y– ¿Elance.

Este enfoque tiene el mayor valor para los proyectos que requieren habilidades o conocimientos específicos, y para abordar problemas que requieren una nueva perspectiva. Si estás tratando de llegar a una base de clientes que antes te había eludido, o quieres introducir un producto que represente una desviación importante de tus ofertas anteriores, te beneficiarás de un equipo que represente a tu comprador objetivo o que pueda pensar en tu negocio, mensaje o productos de nuevas maneras. Si está trabajando en un producto o innovación que requiere habilidades altamente especializadas, habilidades que no existen en su propia empresa, la capacidad de diversificar su equipo de productos dará sus frutos con un mejor resultado o producto. Al aprovechar una gama más diversa de habilidades y experiencia en un mercado laboral global, usted será capaz de obtener un mejor resultado trabajando virtualmente de lo que podría esperar lograr trabajando dentro de su propio equipo u organización.

Esto significa que en lugar de confiar en su diseñador interno, puede acudir a un diseñador con experiencia en el tipo particular de producto que está creando. En lugar de recurrir a las mismas personas con las que has trabajado en tus últimos cinco proyectos, puedes reunir a un equipo que abordará tu problema con nuevos ojos y aportará nuevas ideas a la mesa. En lugar de conformarse con la gama de habilidades profesionales que están presentes en su propia oficina u organización, puede acceder a una red global de profesionales y encontrar a la persona en particular que necesita para este proyecto.

Una ventaja final de la colaboración en línea es la capacidad de acomodar una gama más amplia de estilos de comunicación y trabajo. Si usted es el tipo de persona que siempre habla en las reuniones (culpable de cargos), el lugar de trabajo tradicional puede funcionar muy bien para usted. Pero te estás perdiendo la perspectiva y el talento de las personas a las que les gusta reflexionar sobre un problema antes de contribuir, o la de las personas que se comunican mejor visualmente o por escrito que en voz alta.

La capacidad de soportar una gama de estilos de trabajo y comunicación es particularmente útil para proyectos complejos que necesitan la participación de pensadores del cerebro derecho e izquierdo. Si está trabajando en un problema estrictamente definido que pertenece a un campo o área específica de especialización, estará bien con un grupo homogéneo sentado alrededor de la mesa; si está abordando algo más grande o más ambiguo, se beneficiará de la colaboración en línea que aprovecha un grupo más ecléctico de colaboradores y estilos de pensamiento.

Obtendrá el mayor payoff de la colaboración en línea si utiliza una gama ecléctica de herramientas de colaboración que admiten una diversidad de estilos de trabajo y comunicación. Mezcle presentaciones de PowerPoint en línea con documentos escritos colaborativos en Google Drive; use herramientas virtuales de mapeo mental como Lucidchart y Mindmeister para alentar las contribuciones de personas que piensan visualmente, y use herramientas de administración de proyectos en línea como Basecamp para apoyar a los miembros del equipo que necesitan tareas claras y hitos.

Acercarse a la colaboración en línea como una forma distintiva de trabajar —y que ofrece ventajas únicas— nos permite ir más allá del uso de la colaboración en línea como sustituto de la colaboración cara a cara, y ver que la colaboración en línea se queda constantemente por debajo. En cambio, necesitamos tratar la colaboración en línea y en persona como formas complementarias de trabajo, adaptadas a diferentes contextos y problemas. Cuando adoptemos la colaboración en línea como una poderosa forma de trabajar por derecho propio, dejaremos de luto por el final de la oficina tradicional y comenzaremos a aprovechar el potencial de un lugar de trabajo 24/7, diverso y flexible.

—
Alexandra Samuel via HBR.org